3分で分かるTableau Server 2021.2 新機能「コレクション」

3分で分かるTableau Server 2021.2 新機能「コレクション」 | Tableau-id Press -タブロイド-
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コレクションとは

Tableau Server (Tableau Online) の利用歴が長くなればなるほど、プロジェクトやワークブックが溢れて複雑な状況になっていませんか?
どこから見ればよいのかわからない、階層が複雑で見つけられない、似たものがあるけど最新はどっち?などなど。
初めは整理されていた階層も時がたつにつれて次第に複雑になり下手に移動すると今まで見れていた人が見れなくなるのでは、という恐怖で整理できないということは容易に想像できます。

2021.2から新たに「コレクション」という機能が加わりました。これはその問題を解決してくれるかもしれません。

Tableau Server 2021.2のコレクション

コレクションは散らばったアイテムを意味のある"まとまり"にまとめるための「枠」を作れて、それを共有することができます。
枠をつくるだけなのでそこに含めるアイテムを移動したりする必要はありません。元々置かれている場所は移動することなく特定のまとまりを作ることができます。

使いどころ

既存の近しい機能に「お気に入り」がありますがコレクションとの違いは以下の2つです

  1. 意味のあるまとまりを複数作ることができる
  2. 他ユーザに共有することができる

お気に入りは”お気に入り”という1つのまとまりしかつくれず、しかも完全に自分用です。
コレクションを使えば、例えばサイト管理者が作成/管理するコレクションを特定のグループなどに共有することで、ユーザのアクセシビリティを改善することができます。

例えば特定のデータや属性、グループ等意味のあるまとまりを作って共有する

他者に共有できるコレクションを作れるとなると気になるのは本来見ることができないアイテムにアクセスできてしまうのではないかという権限についてですが、たとえコレクションで共有されたとしてもアクセス権限のないものは表示されません。そのあたりは本来のアイテムの権限が生きたままになっています(当然といえば当然ですが)

コレクションにはダッシュボードの他、データベースやプロジェクトを丸ごと追加することもできます

コレクション自体の権限としてはそのコレクションの枠を表示できるかどうかのみで、その中で閲覧権限のあるアイテムのみが表示されるようになっています。

コレクションの権限は表示できるかどうかのみ

ここは改善してほしい!

1つ不満な点はコレクション新規作成時はデフォルトで非共有状態なので作成したユーザしか見ることができない状態になってはいますが、作成にも共有にも特に制限はなく誰でもできるので、ユーザがそれぞれにコレクションを作り共有までしてしまうとサイト全体でコレクションが乱立し、またServer内が煩雑になってしまうなんてことがあるかもしれません。
せめて共有できるかどうかについては権限制御ができたらよかったなと思います。そのあたりは是非今後のアップデートに期待です。

それでもこのコレクションはTableau Serverのサイト管理に一役買ってくれそうですし、上手に使えばより素早く適切にデータにアクセスできるようになる機能と思います。Tableau Server利用している人は是非バージョンアップしてみてはどうでしょうか。